Une gestion du temps flexible… un des grands avantages de la vie d’entrepreneur ! Vous en êtes là ? Bravo ! Maintenant, vous pouvez vous rendre compte que ce n’est pas si facile.
La flexibilité, c’est super, mais c’est à double tranchant. Si on ne s’organise pas, si on se la joue trop flexible, on se retrouve vite débordé et à subir ses semaines au lieu de les maitriser.
Mais comme tout le reste, gérer son temps, ça s’apprend et quand on n’a pas l’habitude, c’est normal de galérer.
Comme d’habitude, on est là pour vous aider à organiser votre travail et votre nouvelle vie d’entrepreneur, pour que vous puissiez profiter de ses avantages, tout en développant au mieux votre business.
Contenu de l’article
La gestion du temps de travail pour l’entrepreneur
Pourquoi la gestion du temps est-elle importante pour l’entrepreneur ?
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Arranger ses journées comme on l’entend, se lever un peu plus tard et travailler le soir à la place, faire des trucs cool parfois en journée quand les autres sont scotchés au bureau, partir quand on veut… c’est top. Mais la flexibilité c’est aussi travailler jusqu’à pas d’heure parce que gérer un business demande un boulot de dingue, parce que tout prend toujours plus de temps que prévu et surtout si on n’est pas organisé. Profiter de la vie d’entrepreneur, c’est donc avant tout apprendre la gestion du temps et des priorités.
Pour profiter de cette flexibilité au maximum et bien gérer son temps, il faut aussi de la rigueur et de la méthode.
Formation gestion du temps : est-ce bien nécessaire ?
Preuve qu’organiser son temps n’est pas une évidence pour tout le monde, il existe de nombreuses options de formation gestion du temps sur Internet.
Si vous avez le budget et que vous partez vraiment de très loin sur le sujet, pourquoi pas, mais franchement, vous pouvez tout aussi bien vous passer de ces formules assez chères (genre 2000 € les 3 jours).
En effet, il existe de nombreuses ressources et méthodes qui vous donneront gratuitement ou presque, les clés de la gestion du temps.
Et vous en donne déjà un aperçu dans cet article.
Méthode pour gérer son temps
Vous devez déjà savoir que n’importe quelle méthode de gestion du temps sera complètement inutile si vous n’avez pas d’objectifs. L’auteur de bestseller et grand conférencier Steve Maraboli le dit : “Si vous ne savez pas où vous allez, comment saurez-vous que vous y êtes arrivé”. On adore ce genre de logique implacable !
Définir ses objectifs
C’est la base, aussi bien pour la gestion du temps de travail que pour le développement de votre business. Vous me direz, oui, mais c’est bon, mon objectif c’est de cartonner avec mon business. Ceci n’est pas un objectif. C’est beaucoup trop vague.
Pourquoi les objectifs sont-ils essentiels pour organiser son travail ? Parce que comme vous le savez, vous n’avez en moyenne que 10 heures par jour pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous prenez 2 minutes pour évaluer tout ce que vous avez à faire, vous allez vite vous apercevoir que ça ne rentre pas.
Donc il va falloir faire des choix. Établir des priorités. Et si vous n’avez pas d’objectifs précis, avec un timeframe, non seulement vous allez souvent faire les mauvais choix, mais en plus vous allez perdre du temps à faire ces choix.
Pour définir des objectifs cohérents et tenables, il existe pas mal de méthodes. La méthode AGILE est intéressante, elle permet de découper un objectif principal en plusieurs sous-objectifs.
Un objectif doit toujours être accompagné d’une deadline et d’un critère d’évaluation de réussite.
Par exemple, un objectif classique pour un business sera de réaliser X€ de chiffres d’affaires sur 1 année. C’est simple à évaluer à la fin de l’année. La question maintenant c’est comment atteindre cet objectif.
Vous pouvez par exemple développer le marketing sur les réseaux sociaux. Avez-vous une stratégie en place ? À vous de mettre en place des hypothèses : d’après l’analyse de mes chiffres actuels, si j’augmente ma base d’abonnés de X et diffuse X publicités sur les 2 prochains mois, je devrais atteindre X ventes et donc me rapprocher de la réalisation de mon objectif.
À partir de ce sous-objectif, définissez votre gestion du temps en fonction des ressources nécessaires (temps et outils/personnes) pour l’atteindre et répartissez des plages de travail dédiées dans votre agenda, comme un retro-planning.
Faites de même pour tous vos objectifs de l’année, pro ou perso. Mais soyez réaliste. Limitez-vous à 4/5 gros objectifs dans l’année pour commencer, sachant que certains ne prendront pas autant de temps. Et n’hésitez pas à faire un bilan deux fois par an pour réactualiser vos priorités.
Une fois que vous avez casé tous vos objectifs, ainsi que les impondérables (administratif, courses etc..), le temps qu’il vous reste, c’est vos loisirs.
Comment planifier vos tâches ?
Vous savez maintenant ce que vous devez mettre dans votre planning, mais comment définir la gestion des tâches pour organiser son temps ?
Sur ce sujet, il y a deux ou trois techniques intéressantes à prendre du côté des lois de la productivité.
La loi de Pareto
Concept développé par le consultant en management Joseph M. Juran, du nom de l’économiste italien Vilfredo Pareto.
Ce précepte de l’organisation du temps de travail indique que 20% de votre travail produit 80% des résultats. Donc, pour optimiser votre business au maximum, il est vital de repérer ces 20% et de leur donner la priorité en permanence dans votre gestion du temps.
La loi de Carlson
Du nom de son créateur l’économiste suédois Sune Carlson.
Réaliser une tâche en une fois prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois. Prévoyez donc des blocs de temps adaptés à chaque tâche, sans interruption.
Mais attention, car il y a…
La loi de Parkinson
Du nom de Cyril Northcote Parkinson, historien et essayiste britannique.
“Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible à son achèvement”. Autrement dit, une mission qui pourrait vous prendre 2 heures vous en prendra 4, si vous avez 4 heures devant vous. D’où l’importance des deadlines dans la gestion du temps.
Il y a aussi…
La loi de Hofstader :
Du nom de son inventeur, l’universitaire et auteur américain Douglas Hofstadter.
Les choses prennent toujours plus de temps que prévu, donc comptez un peu large.
Et n’oublions pas…
La loi de Murphy :
Où comment les galères s’accumulent sans aucune considération pour votre joli planning.
Ne vous mettez donc pas une série de deadlines à la suite et répartissez-les de manière à garder de la marge en cas d’imprévus.
Toutes les autres tâches qui ne rentrent pas dans ces objectifs, vous les notez pour plus tard ou vous les faites pendant votre temps libre si vous en avez envie. C’est comme ça qu’on choisit ses priorités efficacement pour une bonne gestion du temps.
Comment organiser son temps avec les imprévus ?
Vous avez vos priorités bien casées, mais cela ne vous met pas à l’abri des imprévus bien sûr. Comment traiter les nouvelles tâches qui tombent ?
Pour cela, vous pouvez utiliser la loi d’Eisenhower :
- Cela concerne vos objectifs à court terme, c’est donc important et urgent : à faire immédiatement.
- Cela concerne vos objectifs à long terme, c’est donc important, mais peu urgent : à planifier.
- Cela ne concerne pas vos objectifs, donc c’est peu important, mais c’est urgent. C’est donc à déléguer si possible.
- Cela ne concerne pas vos objectifs et ce n’est pas urgent : ça dégage.
Simple non ?
Préparez vos semaines
Maintenant que vous avez un beau planning hebdomadaire bien rempli, la gestion du temps ne s’arrête pas là. Si vous ne voulez pas avoir l’impression de subir vos semaines, consacrez une petite demi-heure tous les dimanches soirs pour préparer la semaine qui vient.
À quelle heure devez-vous vous lever ? Est-ce que votre planning est bien à jour, vos calendriers synchronisés ? Avez-vous tous les éléments nécessaires à tous vos rendez-vous, etc.
Préparez tout ce dont vous avez besoin le plus à l’avance possible et gardez bien votre planning en tête pour anticiper le moindre imprévu.
Il n’y a plus qu’à mettre tout cela en pratique rigoureusement. “La discipline est le pont entre les objectifs et l’accomplissement.” disait le célèbre entrepreneur américain Jim Rohn. Ça vous donne un indice non sur la marche à suivre non ?
Les outils de gestion du temps
Là encore, les outils en ligne ne manquent pas et vous pouvez par exemple utiliser des outils de management de projets.
Cela dit, pour la gestion du temps au quotidien, les techniques les plus simples sont souvent les plus efficaces.
La bonne vieille to-do liste par exemple, ne vous trahira pas.
La méthode Pomodoro est également fiable question productivité : elle consiste à faire une pause toutes les 25 minutes pour venir à bout d’une grosse tâche.
La méthode Kanban quant à elle, permet de visualiser l’avancement des tâches, grâce à des post-its, que l’on déplace d’une colonne à l’autre à mesure que les étapes qui la composent sont complétées.
5 applications gestion du temps différents
Rescuetime est un logiciel gestion du temps qui propose à la fois des outils et des formations pour augmenter votre concentration, votre productivité et votre motivation. Le logiciel propose un outil de gestion du temps, des blocages à la distraction et des rapports qui vous permettent d’améliorer vos faiblesses. Rescuetime vous propose une période d’essai de 14 jours puis propose des forfaits à partir de 6,50$.
Focusbooster est une application de gestion du temps qui vous permet d’appliquer le principe de la méthode Pomodoro. En prime, elle offre des outils d’analyse et d’équilibre entre vie pro et vie privée. Vous pourrez suivre 20 sessions Polodoro par mois avec la version gratuite et une période d’essai de 30 jours est offerte sur les forfaits pro.
Toggl est un logiciel gestion du temps plus adaptés aux équipes. Elle offre plusieurs services, dont le suivi du temps partout où vous travaillez, mais aussi des outis de gestion de projet et de recrutement. Cela dit, la version gratuite de Toggl track est tout à fait adaptée aux freelances et aux jeunes entrepreneurs.
Focus@will est un outil de gestion du temps basé sur les neurosciences. En partant du principe que le cerveau humain commence à se déconcentrer après 20 minutes de travail, Focus@will lui fournit des contenus conçus pour maintenir la concentration, et en particulier de la musique. Vous pouvez tester Focus@will gratuitement pendant une semaine, avant de vous décider pour le forfait annuel à 52$.
Forest est une application de gestion du temps, un outil ludique qui vous encourage à rester concentrer. À chaque fois que vous commencez une tâche, vous plantez un arbre. Plus vous restez concentrer, plus il pousse. Si le jeu vous motive, cette appli est faite pour vous.
Conseils de gestion du temps de grands entrepreneurs
La meilleure formation gestion du temps, c’est sans doute celle donnée par les plus grands entrepreneurs de notre époque. Voici quelques routines de productivité qui ont prouvé leur efficacité.
Richard Branson, le PDG de Virgin se lève tous les jours à 5h du matin pour faire du sport. Bon, vous n’êtes pas obligé de vous lever aussi tôt, mais il est prouvé que le sport aide à mieux travailler.
Adrianna Huffington recommande les pauses. Rester devant votre ordi pour manger ne vous rend pas productif au contraire. Une bonne gestion du temps de travail, c’est d’être le plus efficace possible pendant ce temps de travail.
Stephen Covey, auteur du bestseller américain “The 7 habits of highly effective people” recommande de considérer le temps comme une ressource. Autrement dit, calculez votre taux horaire et adaptez votre productivité et le choix de vos tâches d’après ce critère.
Chris Guillebeau, l’auteur du blog “The Art of Non-Conformity” pulvérise la procrastination : “Le meilleur moment pour démarrer c’est l’année dernière”. Ne perdez pas de temps, lancez-vous tout de suite, car il n’y a pas de meilleur moment.
Enfin James Clear, l’auteur du bestseller “Atomic Habits” vous donne le conseil suivant : “Si vous commencez vos journées par accomplir une chose importante, vous ne connaitrez jamais de jour où vous n’avez pas accompli quelque chose d’important”.
Ces entrepreneurs… vraiment, quelle logique !
Allez, au boulot !
Vous avez des conseils pour une bonne gestion du temps ou connaissez d’autres outils de gestion du temps ? Dites-le-nous en commentaires.
