Le cahier des charges : vous en avez déjà parlé si vous travaillez en entreprise ou si vous êtes vous-même entrepreneur, notamment dans le secteur du numérique. Souvent appelé CDC, il intervient dans le cadre d’un appel à projet ou d’un marché public. Il est plus communément utilisé à chaque fois qu’une entreprise a besoin de solliciter un prestataire pour réaliser un projet.
Le cahier des charges est essentiel pour toutes les parties prenantes, puisqu’il permet à l’entreprise de bien définir son besoin afin de maximiser les chances d’obtenir une réponse adéquate par un prestataire. De son côté, le prestataire peut faire une offre à l’entreprise en répondant précisément à son besoin. En somme, le cahier des charges fait gagner du temps, permet la maîtrise d’un projet dans ses fonctionnalités, ses délais ou son budget et permet aussi d’éviter les malentendus !
Rédiger un cahier des charges est donc une étape attendue pour toute entreprise qui évolue et souhaite faire appel à des expertises externes pour mettre en œuvre ses projets.
Cet article va donc vous aider à bien comprendre ce qu’est un cahier des charges à travers quelques exemples, et vous donner des conseils pour bien rédiger votre cahier des charges en quelques points.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Le cahier des charges - dont “CDC” est l'abréviation répandue - est un document qui décrit et formalise les besoins d’une entreprise pour faire réaliser un projet par un prestataire.
Ce document formel cadre donc une prestation en amont de la réalisation d’un projet et de la mise en place d’un contrat entre deux parties prenantes, à savoir : le maître d’ouvrage (l’entreprise qui exprime ses attente et rédige le cahier des charges), et le maître d’oeuvre qui répond à ce cahier des charges et met en place la ou les solution(s) qui y répond.
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On parle souvent de deux types de cahier des charges :
- Le cahier des charges technique, qui spécifie et détaille les exigences d’ordre technique attendues. Exemple pour un cahier des charges liés à la création d’un site web : détailler les langages à utiliser, les sauvegardes à effectuer, ou encore les niveaux de sécurité.
- Le cahier des charges fonctionnel qui s’attache davantage aux besoins fonctionnels de l'entreprise (services, contraintes…)
Pour que chaque partie puisse se comprendre clairement, le cahier des charges doit respecter un certain plan, avec des étapes et parties définies.
Modèle et exemples de cahier des charges
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Expliquer le contexte
Exemple de cahier des charges : toujours préciser le contexte du besoin. En quoi le nouveau site internet attendu va répondre aux besoins de l’entreprise ? Dans quel contexte ce besoin s’inscrit-il : nouvelles cibles ou marchés à atteindre ? renouvellement de l’image de marque ? développement des ventes e-commerce ?
Il vous faut également détailler les finalités du projet : quels sont les objectifs recherchés ? Qui sont les clients ciblés par le projet et les parties prenantes au sein de l’entreprise ?
Avant de détailler les spécificités techniques ou fonctionnelles, le lecteur du cahier des charges doit comprendre le contexte du projet, afin d’apporter une réponse pertinente et pas seulement d’ordre technique, une réponse à laquelle vous n’aurez pas forcément pensé en amont.
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Détails fonctionnels
Bien évidemment, et pour reprendre l’exemple de cahier des charges pour la création d’un site internet, il vous faut détailler les fonctions attendues par ce site internet : aura-t-il vocation à la vente de produits ou de services ou simplement celle d’un site vitrine pour présenter votre marque ? Avez-vous des attentes au niveau du design et des fonctionnalités présentes telles que l’inscription à la newsletter, des appels à l’action ? Votre objectif est-il de générer des prises de contacts (leads) ou des ventes ?
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Point sur les ressources
Il est nécessaire de donner les informations pratiques et budgétaires à prendre en compte par votre futur prestataire afin que ce dernier réponde justement à vos demandes. L’erreur à éviter : recevoir une offre stratégique et commerciale à côté de la plaque, avec des moyens et des tarifs en dehors de vos attentes.
Quel est votre site web et vos moyens de gestion actuels, telles que les ressources humaines en place qui prendront en charge la gestion du site web ? Quel est votre budget, ainsi quels sont les délais attendus ?
Comment structurer son cahier des charges ?
Voici les différents points pour structurer son cahier des charges :
1. Contexte et enjeux du cahier des charges
Comme dit précédemment, pour obtenir une réponse pertinente à votre besoin, il est important que le prestataire le comprenne : s’il y un problème, quelle est son origine ? S’il y a un besoin, à quels objectifs doit-il répondre ? Même si votre interlocuteur est un prestataire technique tel qu’un développeur web, il faut lui donner toutes les cartes en main. C’est d’ailleurs une excellente façon de l’intéresser au projet et à ses enjeux, de le considérer en tant que force de proposition, et de gagner du temps lors de votre prochaine rencontre !
2. L'objectif du projet
La création d’un site web répond-il à un objectif précis ? Par exemple : se lancer dans l’e-commerce et vendre des produits et services en ligne.
Idéalement, ne soyez pas trop généraliste et vague : détaillez. Vous avez des chiffres sur vos résultats précédents que vous souhaitez améliorer d’un certain pourcentage ? Spécifiez votre demande avec des données précises.
3. Cadrer le projet
Le projet va-t-il concerner tous vos produits ou services ou seulement une partie, idem pour vos ressources humaines, seront-elles toutes sollicitées pour utiliser l’outil ?
4. Le cahier des charges fonctionnel
Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin pour répondre aux différents points évoqués plus haut ? Détailler les fonctionnalités principales (exemple : disposer d’un outil de newsletter pour envoyer des newsletters régulières à vos bases de contacts) et les fonctionnalités qui en découlent (personnalisation autonome de la newsletter, programmation d’envoi, accès aux statistiques…)
N’hésitez pas à catégoriser ces fonctionnalités par ordre de priorité, de manière à ce que le prestataire puisse établir un planning qui vous permettra de disposer des fonctionnalités prioritaires dans les délais les plus courts.
5. Le budget
Pour ne pas tomber des nues lorsque vous recevrez les propositions des prestataires répondant à votre CDC, soyez le plus transparent possible sur l’enveloppe budgétaire dont vous disposez pour mettre en œuvre ce projet.
6. Les délais
De la même façon, pour ne pas vous faire dépasser par les délais du prestataire, annoncez-lui au plus tôt les délais attendus.
Si vous n’êtes pas certain avec précision de votre budget ou de vos délais, donnez des tranches, avec des limites à ne pas dépasser.
Tout comme le business plan est un must-do pour tout créateur d’entreprise, le cahier des charges est une étape importante pour solliciter un prestataire afin qu’il réponde précisément à votre besoin. Bien que synthétique, ce document a pour objectif de faciliter la compréhension de votre besoin, de cadrer vos attentes autour de votre projet et de maximiser les chances de recevoir une réponse pertinente, tant en termes de fonctionnalités, de techniques employées, que de respect de vos délais et de votre budget !
