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Comment devenir Assistant virtuel et comment en trouver un ?

Article par La rédaction

L’assistant virtuel est un métier dont la cote de popularité augmente d’année en année. Si vous cherchez une activité qui permet de travailler en ligne, de chez vous ou de n’importe où dans le monde, l’assistant virtuel sera en tête des classements !

L’explosion du nombre de création d’entreprises et des vocations entrepreneuriales favorise l’engouement pour ce nouveau métier.

D’une part, le job en ligne d’assistant virtuel coche plusieurs cases : opportunités nombreuses, indépendance, flexibilité des horaires et géographique, compétences bureautiques et polyvalence, sans pour autant nécessiter de diplôme particulier.

D’autre part, le profil d’assistant virtuel est de plus en plus recherché par tous les nouveaux entrepreneurs et TPE qui auront besoin de déléguer certaines tâches pour se concentrer sur leur cœur de métier, sans devoir recruter.

Que vous souhaitiez devenir assistant virtuel ou que vous soyez un entrepreneur en quête d’un sous-traitant, cet article est pour vous.

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Pourquoi devenir assistant virtuel ?

Dans les classements de travail à domicile, l’assistant virtuel est souvent dans le Top 10. Pourquoi un tel succès ? Par ses missions et les compétences qu’il requiert, l’assistant virtuel attire des profils nombreux et variés. L’assistant virtuel se démarque par sa personnalité et ses compétences, plutôt que par son diplôme. En proposant d’adapter ses compétences aux besoins des entreprises, l’assistant virtuel a tout pour plaire aux entrepreneurs, TPE et PME qui ont besoin d’un profil polyvalent et flexible pour l’aider à accomplir ses tâches les plus chronophages, comme le service client, l’administratif ou la comptabilité. 

Quant on sait le nombre d’entreprises qui se créent chaque année, l’essor du télétravail et l’emploi du temps chargé d’un chef d’entreprise, il ne fait aucun doute que le métier d’assistant virtuel a de beaux jours devant lui !

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel et quelles sont ses tâches ?

Dans la définition la plus large et évidente, on peut dire que l’assistante virtuel apporte assistance en ligne à une ou plusieurs entreprises, de façon récurrente ou ponctuelle. Souvent travailleur indépendant, il accomplit des tâches qui vont permettre à son client de libérer du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour son activité.

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Les tâches les plus classiques d’un assistant virtuel, concernent entre autres : 

  • Traiter des appels téléphoniques et des e-mails, on peut dire en ce sens que l’assistant virtuel est un secrétaire 2.0
  • Gérer le service client, par téléphone, par e-mail, sur internet
  • Gestion de planning
  • Saisie de données
  • Relecture et mise en page de documents
  • Rédaction de rapport de réunions et de présentations type Powerpoint
  • Réservation : voyages, événements…
  • Comptabilité et relance de paiements

Avec la transformation digitale des entreprises, les missions de l’assistant virtuel évoluent et concernent les activités et la réputation en ligne des entreprises :

  • Gestion des réseaux sociaux
  • Mise à jour des fiches produits d’une boutique en ligne, gestion des commandes et des expéditions
  • Rédaction et gestion de blog
  • Emailing
  • Marketing digital : campagnes Adwords, emaling...

Quelles sont les compétences nécessaires ?

La polyvalence et la capacité d’adaptation sont les deux principales qualités nécessaires pour devenir un bon assistant virtuel. En effet, il s’agit de s’adapter aux besoins de chaque entreprise, selon ses urgences du moment. Il faudra donc être en mesure de savoir répondre au téléphone et écrire des mails de façon professionnelle, tout en étant en capacité de gérer un planning, de traiter des factures ou de répondre à des commentaires sur les réseaux sociaux.

Il est évident que vos compétences en bureautique sont primordiales, tout comme vos qualités d’expression orales et écrites.

Pour tirer votre épingle du jeu, vous pouvez formuler des prestations plus spécialisées ou plus pointues selon votre niveau d’expérience : est-ce que vous maîtrisez des domaines précis, ou des logiciels en particulier ? Si vous avez une spécialisation ou de l’expérience dans la comptabilité, que vous êtes bilingue, que vous êtes un geek qui maîtrise la création de site web ou des logiciels informatiques… vous ajoutez des cordes à votre arc !

comment devenir assistant virtuel ?

Quels sont les avantages d’être un assistant virtuel ?

Les avantages sont nombreux

  • Le travail en ligne à distance : soit à domicile, ou de n’importe où, le métier d’assistante virtuel est donc idéal pour les aspirants télétravailleurs ou digital nomad.
  • Les horaires sont flexibles : vous gérez votre emploi du temps selon les demandes de vos clients. En tant qu’indépendant, c’est aussi l’opportunité de trouver l’équilibre entre vie perso et vie pro.
  • Vous pouvez donc être assistant virtuel à temps plein ou en tant que slasheur : en complément de votre job actuel ou d’une autre activité, afin de compléter vos revenus. 
  • Polyvalence et diversité : si vous n’êtes pas monotâche, et que la routine vous ennuie, sachez qu’être assistant virtuel implique de traiter une diversité de tâches qui appellent à différentes compétences. De même, avoir une diversité de clients vous permettra d’apprendre à connaître de nouveaux secteurs et de côtoyer d’autres entrepreneurs. 
  • Vous fixez vos tarifs selon votre propre grille et selon votre niveau d’expérience.

Quels tarifs pour un assistant virtuel ?

Si vous choisissez d’être indépendant, c’est à vous de fixer vos tarifs. Vous pouvez facturer un tarif horaire, proposer des tarifs mensuels ou un accompagnement annuel. Bien sûr, vos tarifs dépendent de votre expérience. Un assistant virtuel qui débute pourra proposer un tarif horaire de 15€ de l’heure, un senior de 30€ et au-delà. 

Si vous avez de l’expérience (diplômes, postes) dans des métiers aux compétences utiles pour votre job d’assistant virtuel alors des tarifs plus élevés pourront s’appliquer. Vous pourrez alors justifier vos tarifs en tant que multi-casquettes : assistant virtuel et juriste, AV et comptable, AV et graphiste ou community manager…

Nous vous conseillons de faire une petite étude des tarifs et formules proposés par vos futurs concurrents sur des plateformes freelances telles que Malt.

Quels sont les inconvénients ?

Les inconvénients sont inhérents à toute activité indépendante et la liberté que vous aurez acquise : instabilité, nécessité de démarcher de nouveaux clients et de réactualiser ses connaissances et ses offres, investissements éventuels en matériel. Pour certains, ces inconvénients seront des facteurs de motivation. 

Pourquoi faire appel à un assistant virtuel ? 

Tout le monde sait que l’agenda d’un entrepreneur individuel ou à la tête d’une TPE / PME est surchargé. En plus d’être pilote de la stratégie de son entreprise, responsable de sa croissance, sur le terrain pour rencontrer des partenaires et prospects, il doit également gérer une multitudes de tâches quotidiennes (service clients, administratif, gestion de la communication…) 

Lorsque l’entreprise prend son envol, et que son chiffre d’affaires augmente, il sera temps pour le chef d’entreprise de déléguer ces tâches qui entravent son emploi du temps. 

Solliciter les services d’un assistant virtuel lui permettra donc : 

  • de gagner du temps et de se consacrer à son coeur de métier et au développement de son entreprise
  • selon les besoins et les urgences : il y a des périodes plus ou moins chargées, des temps forts dans la vie d’une entreprise. Solliciter un assistant virtuel permettra de désengorger ces périodes et de répondre aux urgences. Polyvalent, l’assistant virtuel pourra mettra à profit la diversité de ses compétences selon les besoins du moment
  • de faire des économies : solliciter un assistant virtuel indépendant permet d’éviter l’embauche coûteuse de nouvelles recrues.
  • d’améliorer la satisfaction de ses clients : dédier la gestion du service client à un assistant virtuel permettra d’augmenter la réactivité de l’entreprise, la qualité des réponses, et leur cohérence sur tous les supports, et donc, d’améliorer votre relation client.

La gestion d’un site e-commerce ou d’une boutique de dropshipping implique de nombreuses tâches chronophages : l’intégration et la mise à jour des fiches produits, des stocks, des frais de livraison, la réponse aux clients, la gestion et l’expédition des commandes, la gestion des réseaux sociaux ou des campagnes e-mailing. L’e-commerce est donc un secteur particulièrement en demande d’assistant virtuel.

Attention toutefois si vous souhaitez faire appel à un assistant en ligne, il faudra vous libérer du temps au départ, pour lui donner un maximum d’informations sur votre entreprise, ses spécificités ainsi que vos produits et services. Plus votre brief sera clair, mieux vous maximiserez l’efficacité de votre assistant virtuel.

  • Où trouver un assistant virtuel ?

Prenez le temps d’énumérer vos besoins avec précision. Vous saurez alors de quelles compétences spécifiques vous aurez besoin. Vous serez donc à même de dresser un portrait robot de l’assistant virtuel qu’il vous faut. Dès lors, nous vous conseillons de rédiger une fiche de poste détaillée, afin de cadrer les missions. Vous pourrez publier cette annonce sur des sites comme Indeed, Pôle Emploi, LinkedIn ou Codeur.

Vous pouvez également partir à la recherche du profil idéal sur des sites dédiés aux travailleurs indépendants tels que Malt, Fiverr, ou 5euros.com

Comment devenir assistant virtuel ? 

Par ses nombreux avantages et son ouverture à une grande variété de profils différents, beaucoup se demandent comment devenir assistant virtuel : un diplôme est-il requis ? Faut-il trouver un emploi d’assistant virtuel ou d’assistant administratif à domicile ou bien s’installer à son compte ?

  • Un diplôme d’assistant virtuel ? 

Non, un diplôme spécifique n’est pas requis pour devenir assistant virtuel, surtout si vous vous lancez à votre compte. Bien sûr, si vous avez des diplômes ou de l’expérience dans le secteur administratif, dans la bureautique en tant que secrétaire ou encore dans le webmarketing, vous aurez plus de facilité à convaincre vos clients ou un recruteur. Mettez-les en valeur sur votre CV et/ou votre site web. Votre capacité à vous adapter, à être multi-tâche et votre personnalité prévalent sur un diplôme. Il est important de créer une relation de confiance avec votre client pour décrocher des contrats pérennes. 

  • Quel statut choisir ?

  • Auto-entrepreneur : la micro-entreprise est la solution choisie par la plupart des assistants virtuels, car elle permet de bénéficier pleinement de l’indépendance que le métier offre : horaires, charge de travail, clients. Le régime fiscal est simplifié à condition que votre chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 72.600€. En revanche, cette liberté implique de l’instabilité. Vous êtes seul maître à bord, à vous d’assurer de construire votre stabilité et des revenus réguliers. 
  • CDI : si vous ne vous sentez pas prêt à risquer l’instabilité de l’indépendant, vous pouvez chercher un emploi d’assistant virtuel. Un emploi d’assistant virtuel en télétravail peut vous aider à trouver l’équilibre entre sécurité et liberté géographique. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à proposer des emplois à 100% en télétravail, surtout dans le secteur du numérique.
  • Intérim : Certaines agences sont spécialisées dans le recrutement d’assistants virtuels pour le compte d’entreprises. Vous n’aurez pas à chercher des clients, l’agence se charge de vous placer chez ses propres clients.

Quel que soit le statut que vous choisirez, nous vous conseillons de vous former sur les domaines que vous maîtrisez le moins pour augmenter l’attractivité de votre profil. Il existe de nombreux cours en ligne à cet effet. 

  • Quel est le coût d’investissement pour devenir assistant virtuel ?  

Comme tous les métiers du digital qui peuvent s’exercer à distance, l'assistant virtuel a surtout besoin d’un ordinateur et d’une bonne connexion wifi. Toutefois, il y a d’autres paramètres à prendre en compte. Si vous vous lancez en tant qu’indépendant, il faudra compter le prix d’un site internet ainsi que les frais de campagnes publicitaires (Google Adwords, Facebook Ads…) pour vendre vos prestations, ainsi que l’achat éventuel de logiciels (bureautique, comptabilité, gestion de projets, visioconférence), d’un casque et d’un micro. Nous vous conseillons d’utiliser un VPN pour sécuriser vos connexions et éviter la perte ou le piratage de données sensibles.

  • Comment trouver ses premiers clients ?

Tout commence par l’identification précise de vos clients cibles : qui sont-ils ? où se trouvent-ils ? Quelles sont les prestations que vous pouvez leur vendre et à quel prix ? Cadrez au maximum vos prestations. Nous vous conseillons d’établir un budget prévisionnel en ce sens.

Une fois que votre site internet est en ligne, nous vous conseillons de démarcher via votre propre réseau professionnel (amis, anciens collègues, famille…) ou en vous aidant de LinkedIn, qui est une mine d’or pour contacter les profils de vos clients idéaux. Soignez votre profil professionnel. Créez également vos profils sur des plateformes freelance telles que Malt ou Upwork. Lorsqu’une mission se termine, pensez à vous faire recommander et à demander un avis que vous publierez sur vos présences en ligne. 

Le métier d’assistant virtuel offre de nombreuses opportunités pour les projets indépendants et polyvalents qui souhaitent trouver une activité variée rémunératrice à distance.

Faites-nous part de vos expériences sur le métier d'assistant virtuel dans les commentaires.

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